Informationen zum Hinweisgebersystem

Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert bei der MÜNCHENSTIFT. Wir möchten Sie daher nachfolgend über die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem AdvoWhistle gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) aufklären.

Für die Datenverarbeitung ist die im Impressum genannte Stelle verantwortlich.

Die MÜNCHENSTIFT nimmt Hinweise im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sowie Beschwerden im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) mithilfe des Hinweisgebersystems AdvoWhistle entgegen.

Zweck dieses Systems ist es, den gesetzlichen Verpflichten des HinSchG sowie des LkSG nachzukommen und Vorgänge auf sicherem und vertraulichem Wege zu melden, die für die MÜNCHENSTIFT und/oder die Mitarbeiter:innen wesentliche Folgen (wie mögliche strafrechtliche Folgen, Zahlung von hohen Bußgeldern und/oder Imageschäden) haben können. Dies betrifft insbesondere Verstöße gegen Kartellrecht, Korruption, Eigentums- und Vermögensdelikte, Verstöße gegen Datenschutzrecht sowie Menschen- und Umweltrecht.

Wenn Sie eine Meldung abgeben, kann dies anonym ohne Angaben Ihrer personenbezogenen Daten erfolgen.

Wenn Sie sich gegen eine anonyme Meldung entscheiden, können die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen erhoben, wenn sie diese angeben:

• Namen, Vorname
• Ihre Kontaktdaten
• die Tatsache, dass Sie (ggf. anonym) eine Meldung über das Hinweisgebersystem getätigt haben.

Über von Vorfällen betroffene Personen, Zeugen oder Personen, die im Hinweis genannt werden, können folgende personenbezogenen Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname, Informationen über Vorfälle und
• Verdacht auf Gesetzesverletzungen und Regelverstöße.

Wenn Sie uns einen anonymen Hinweis geben, ist es uns nicht möglich, den Hinweis mit Ihrer Person in Verbindung zu bringen. Die folgenden Informationen sind für Sie dann nicht weiter relevant. Soweit Sie als Hinweisgeber eigene personenbezogenen Daten angeben, verarbeiten wir diese im erforderlichen Umfang gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO in unserem berechtigten Interesse den gesetzlichen Pflichten im Sinne des § 10 HinSchG sowie § 8 LkSG nachzukommen.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten Dritter, die Sie im Rahmen Ihres Hinweises angeben, verarbeiten wir ebenfalls zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, um Hinweisen zu Compliance-Verstößen nachzugehen, gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Wir löschen alle Hinweise nach Ablauf einer Frist von drei Jahren nach Eingang, insofern der Löschung keine sonstigen gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

Ihre Daten behandeln wir selbstverständlich vertraulich. Ihre Daten werden ausschließlich verschlüsselt übermittelt. Auf das System hat nur ein sehr enger Kreis besonders autorisierter Beschäftigter Zugriff.

Im Rahmen des technischen Betriebes verarbeitet die iComply GmbH streng weisungsgebunden im Auftrag der MÜNCHENSTIFT personenbezogene Daten.

Ihre Identität – sofern Sie uns diese freiwillig offengelegt haben – geben wir darüber hinaus grundsätzlich nicht an andere Stellen weiter, es sei denn wir sind rechtlich hierzu gezwungen. Sonstige personenbezogene Daten übermitteln wir nur an dritte Stellen (z.B. Strafverfolgungsbehörden), sofern dies datenschutzrechtlich zulässig ist.

Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden.

Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Werden Daten auf Grundlage des von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO erhoben, steht der betroffenen Person das Recht zu, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende Gründe für die Verarbeitung vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Jede betroffene Person hat ein Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Ihre zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht
Hausanschrift: Promenade 18, 91522 Ansbach
Postanschrift: Postfach 13 49, 91504 Ansbach
+49 981 531300
poststelle@lda.bayern.de

Sie haben zudem das Recht, sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten zu wenden, der bezüglich Ihrer Anfrage zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten finden Sie auf der Seite zum Datenschutz.

Nähere Informationen stellen wir Ihnen gerne auf Anfrage zur Verfügung.

Stand: Januar 2024